Ａ社は、全国各地に拠点を持つ社員数万人規模の一部上場企業で、シープランニングはその一事業部とかねてからお付き合いがありました。一事業部でも数千人規模になるＡ社では部署間での異動が頻繁に発生（半年～1年に一度が通常）するため、その事業部内の総務部担当者は離着任に伴う社内申請作業に忙殺されていました。

事情を知らない人からは「単に名刺の肩書きが変わるだけ」と思われがちな部署異動ですが、実態はまったく異なります。なぜなら、セキュリティの問題（コンプライアンス、情報漏洩……）があるからです。
例えば、ある人が人事系部署から営業系部署に異動した場合、アクセスして良い情報が変わるためパソコンやスマートフォンのアクセス権限を変更する必要があり、さらにフロア移動を伴う際にはIDカードの情報も書き換える必要があります。そして、総務部ではこれらを含むすべての変更内容をまとめておかなければなりません。
一人が社内で部署異動をしただけでも、バックヤードでは膨大な作業が発生するのです。

入社時、退職時、離着任時……社員が頻繁に出入りする中、総務部はチカラ技でなんとかしのいでいる状態が続いており、「作業に手間がかかり過ぎる」「抜け・漏れが大量に発生している」「他の業務にまったく手をつけられない」といった課題を抱えていました。
これらの課題を「担当者を増やさずに解決したい」と総務部の方からシープランニングにご相談いただいたことをきっかけに、本件をサポートさせていただくことになりました。

まずはじめに取り組んだことは、「社内申請作業の標準化」でした。
課題解決に着手した時点で、離着任・入退社発生時にA社社員がすべき作業と管理する総務部で必要となる作業の双方とも体系化されていなかったために、情報が正しく連携されず作業の抜け漏れが多く発生していました。
そこで、ご依頼いただいた総務部ご担当者様とともに必要な作業の洗い出しとプロセスの整理・効率化を行い、その結果をもとに必要な手続きや申請方法をすべて網羅した、見れば必要な作業がわかる申請マニュアルを作成しました。

このマニュアル化により必要な作業が標準化されたことで、総務部内でどの担当者が対応・作業しても同品質のサービス提供が可能になったほか、標準化されたプロセスにしたがって作業を行うことで1件当たりの所要時間も削減されました。

また、サービス提供先の社員の方々は情報がわかりやすく網羅されたマニュアルを読むことで必要な手続きがわかるようになり、総務部がどのようなサ―ビスを提供してくれるかに関する理解が進んだことで、必要な作業に関する総務部への問い合わせも少なくなり、その分の時間を他の業務へ充てられるようになりました。

ステップ１では申請・作業プロセスを標準化することで効率化を進めたものの、管理する総務部で使用するツールは変わっておらず、離着任や入退社による対応発生時には多くのExcelシートの情報を人の手で書き換える必要があり、数千人規模の事業部の情報を管理する中でその作業を継続することは無理がある状態でした。
また、Excelでのタスク管理や口頭・メールでの申請もなされていたため、総務部内でも情報がうまく共有されないことがあり、対応の抜け漏れや重複が起こるかもしれないという不安もまだ残っていました。

このような状況を踏まえ、我々からは離着任や入退社時の各種申請やその情報管理のシステム化をご提案し、総務部ご担当者様とともにその構築を行うことで状況の改善に努めました。
このシステム化によりあちこちに散らばっていた情報を集約でき、誰がどのパソコンから見ても全体の状況がひと目で把握できるようになったことで、対応の抜け漏れが激減し総務部の作業効率はさらに改善されました。

さらなる効率化のため、システム化の次のステップとして「社内申請作業のRPA化」をお客様とともに推進しました。
RPAとはロボティック・プロセス・オートメーション、つまりロボットによる自動化のことです。あくまでもイメージですが「社員が入力画面に入力した情報が、必要なファイルに自動的に流れていく」というような仕組みを導入することで、それまでは申請を受領するたびに総務部の方々が行っていた作業を極力少なくすることを目指しました。

このような仕組みを構築すること自体はそれほど大変なことではありませんが、社内インフラの整備になるため総務部と情報システム部が共同でプロジェクトを進める必要があり、これらの異なる部署同士での社内調整こそがこのようなプロジェクトを前に進める上で一番注力すべき点です。
総務部と情報システム部のご担当者様は、あえて誤解を怖れずに言えば「水と油」と言っても過言でないほど、ＩＴに対する知識や印象は異なります。その両者が並び立つ社内プロジェクトは、進めようとしてもうまくコミュニケーションが図れないことが多いのです。

そこで、総務部の抱える課題に精通し、ＩＴの知識や経験もある私たちシープランニングが要件アドバイザーとして双方の声を“翻訳”してお伝えし、プロジェクトがスムーズに進行するようさまざまな会議にスタッフとして参加しRPA化の実現を支援しました。

このRPA化により、総務部の社内申請に対する作業時間はさらに減少しました。また、「申請数に比例して作業時間が増える」という課題が根本的に解決され、大規模な人事異動の時期においても申請作業に追われることはなくなりました。

申請作業の標準化・システム化・RPA化により作業効率もあがって、申請作業対応工数も激減したことにより、ご担当者様からは「捻出できた時間を総務部本来の業務に充てることができています。さまざまな数字から勘案して約30％の作業効率化を進められた認識です。」という嬉しいお声をいただくことができました。
また、課題解決に着手する前の我々のサービス提供先はある部署の特定の１組織のみでしたが、対応人数を増やさずにサービス提供先を部署全体に拡げることもできました。

このような素晴らしい成果を得られたことで、お客様との関係はさらに深まりました。
ご依頼いただいた一事業部の総務ご担当者様が、同社の本社コーポレート部門から「このやり方をモデルケースとして、他の事業部にも同じ仕組みを導入したい」というご相談を受けたこともあり、他部署への横展開を推進すべくA社の本社総務部との継続したお付き合いも開始することとなりました。