シープランニングのサービス
オフィス移転ぜんぶサポート
「ファシリティマネジメントサービス」「ＩＴインフラサービス」「オフィスサービス」の組み合わせにより、社外PMO※として支援した新オフィス移転プロジェクトのサポート事例を紹介します。
※Project Management Officeの略で、プロジェクト（総務ご担当者様）のマネジメントを横断的に支援するポジション。
| お客様情報 | 東京都内に本社を持つ3,000人規模のIT関連企業（以降、B社） |
|---|---|
| ご相談者 | 総務部ご担当者 |
| ご相談経緯 | 過去にB社が顧客システム開発等に必須の大規模なサーバールームを構築する際に支援させていただいたことがあり、それ以降のお付き合い。 お客様のご相談内容：都内の十数ヶ所に点在しているオフィスとグループ会社５社を1ヶ所に統合したいが、新統合オフィスのインフラ構築に必要なビル建設や空調・電気設備に精通した社員がいないためサポートしてほしい。 本案件での課題：移転先ビルの竣工までに11ヶ月しかなく、加えて竣工引き渡し後2ヶ月で移転したい”というご要望と“開発環境（NW統合/サーバー停止期間等）の制約により複数拠点の移転を同じタイミングで行う必要がある。 |
| 本案件での課題 | これらの厳しい条件化でのオフィス移転を成功させるべく、私達は社外PMO(プロジェクト・マネジメント・オフィス)という役割でプロジェクトに参画し、5月の連休5日間を移転日と定めた新統合オフィス(17フロア 26,000㎡)への複数拠点同時移転プロジェクトのサポートが始まりました。 |
工事時期・工程・業者の詳細な調整により工事期間を短縮
ビル竣工引き渡し後2ヶ月で移転を完了するためには、通常引き渡し後に実施するテナント設備工事をビル建設工事と併せてお願いする必要がありました。
これを実現するためにB社とビルオーナー、ゼネコン、設備会社、什器メーカーとの間に入って工事時期の調整・交渉を行ったほか、内装工事についても特殊フロア（サーバールーム・大会議室・応接エリア・役員エリア・厨房等）はビル標準仕様工事を行わず、最初からテナント仕様で施工するように調整を図りました。
また、竣工後移転完了までの2ヶ月間で必要な工事を確実に終えられるよう、テナント内装工事、設備工事、什器・AV工事の詳細な工程調整・業者調整も行いました。
以上の各種調整の結果、ビルの建設工事期間内にB工事※1やC工事※2の施行が可能となり、テナント工事期間を大幅に短縮したことでご要望いただいたスケジュールでの移転完了が実現可能になりました。
※1 B工事：賃借人の費用負担で建物所有者の指定した工事業者が施工する工事
※2 C工事：賃借人の費用負担で賃借人の選定した工事業者が施工する工事
サーバールームの構築・運用ルール作成もサポート
工事関係の調整以外に、ビル建設中はB社総務部に代わって空調・電気設備に関するゼネコンの設備設計者と技術面を含めての交渉、見積書の査定、オーバースペックの排除等のさまざまなサポートも行い、担当した中にはＢ社の“心臓部”とも言えるサーバールームの構築業務もございました。
このサーバールーム構築では、B社グループ全体の社内システム環境および開発・保守の環境とグループ会社のサーバーとが共同利用できるよう設備設計を行い、消防設備・サーバー用電源、追加空調などに関する技術的な部分はゼネコンの設備設計者と詳細を詰めるなどして、構築までサポートさせていただきました。
加えて、構築したサーバールームのサーバー機器の搬入、設置、搬出ルールなどといった運用面のルールも私達が策定させていただき、またこのルールをベースとしたサーバールームを利用する各プロジェクトやグループ会社に対する電気・空調・消防・LAN設備の構築費用と電気使用料を含めた費用配賦ロジックもご提案させていただきました。
難しい制約の中、緊密な計画策定により遅滞なく移転を完了
移転当日には、近隣住居への配慮から20時以降の搬入は行えないという時間的な制約がある中、都内十数ヶ所のオフィスやグループ会社から新オフィスへ大型トラックが何台も何台もやってくることが見込まれていました。
このため、近隣住居への影響なく時間内に作業を終えるためにも、ビル前でトラックを渋滞させることなく搬入をスムーズに完了させる必要がありました。
運送会社と緊密に調整を行い、ビルごとの搬出調整、同時複数拠点からの複数経路での搬入、駐車場・エレベーターの調整など十数ヶ所からの運送計画を細かく策定し、その通りに当日の移転作業を実施しました。
その結果、5日間計60時間に及んだ26,000㎡、3,000人規模の移転作業は計画通り、遅滞なく完了することができました。
また、B社は移転翌日から新オフィスで業務開始する予定だったため、LAN・電話・複合機等の移設・再稼働の工程やサーバールームに収納するサーバーベンダーの作業を調整し移転日までに完了させたことで、お客様の業務再開をトラブルなく無事に迎えることができました。
厳しい条件下での移転は無事完了。その結果、継続的なサポートを開始。
社外PMOとして各種調整や総務部業務のサポートをさせていただいた結果、移転先ビルの竣工まで11ヶ月・竣工後引き渡し2ヶ月で移転したいというご要望や移転当日の作業時間・近隣住居への配慮といった様々な制約がある中でも、遅滞・トラブルなく新オフィスでの業務再開を迎えるという最良の結果に結びつけることができました。
また、お客様からは「タイトなオフィス構築と移転スケジュールにも関わらず予定通りB・C工事を終わらせる的確な移転計画を策定してくれた」 「最小限の日程での計画を立案し、実行してくれたことで、コストを圧縮できた」 「ビル設備とITネットワーク構築の知識を生かしてコストと機能のバランスがとれたサーバールームやオフィスのITインフラを構築してくれて助かった」 「オーナーやゼネコンとの交渉、見積の査定等を行ってくれたことで、当初予算よりもコストを大幅に下げることができた」といったような高い評価のお声をいただきました。
オフィス移転の「ファシリティマネジメントサービス」を主として、サーバールーム構築の「ITインフラサービス」、対外交渉やルール策定といった「オフィスサービス」の組み合わせによる以上のような総合的なサポートを評価いただいた結果、本プロジェクトサポート後はB社総務部の“右腕”として、シープランニングのスタッフがB社オフィスに駐在することとなりました。
サーバールームの運用管理・課金業務をはじめ、これまでに本社内のレイアウト変更の工事業者調整、図面管理等の日常業務や支社・プロジェクトオフィスの新規構築・移転・撤収案件などの業務をサポートしてきており、現在ではファシリティ関連の請求・支払業務、セキュリティ管理業務全般まで幅広くサポートしております。
