お客様の抱える課題
- サーバールームの運用管理をしてほしい
- サーバールームの適切な運用（利用者側で不要になった貸出区画の回収、不要物を放置させない等）をしたい
- サーバールームでスペース課金制を導入したい
シープランニングからのご提案
利用規約設定およびその徹底を実現する運用の整備
もともとサーバールームはご依頼いただいた総務部にて管理されていましたが、運用のルールなども無く、また手が回らずに適切な運用状態とは言い難い状況だったため、運用管理とともに適切な運用の整備をご要望としていただきました。
そのため、管理するにあたって必要なルールとして”利用規約”を策定するところからご提案をスタートしました。
また、利用規約に則って適切に運用・改善していくためには人的リソースが大きくかかってしまいます。しかし、その部分を規約を理解した弊社が請負うことで、クライアントのリソースは温存した状態で整備された運用体制・ルールに倣った運用へとスムーズに移行するができました。
以下、具体的に運用として整備・実施した内容の一部です。
- サーバールームに関する各種申請を弊社が窓口となって受付、利用規則に沿って利用されるよう案内や問い合わせ対応を実施
- 利用組織の代表責任者情報や設備利用状況を一覧で管理、随時更新し常に最新の利用状態を保持
- 関係者のみ入室可とし、入室許可者リストを用いて関係者の追加/削除を管理
- 退職や部署異動による変化は本来の目的外での利用継続解消のため、半期に1度代表責任者の棚卸を実施、利用状況を把握してクライアントへご報告。
（利用組織側の費用削減および管理側の総務部での最新状態把握に寄与）
スペース課金制の導入で貸出区画の不適切な利用を防止
ご要望をいただいた時点では貸出区画を倉庫代わりにしてしまうなど、目的外利用が見受けられる状況がなかなか解消しきれない状態にありました。
この目的外の利用を防止するため、上記の利用規約とともにお客様が設定した貸出区画のハウジング料及び付帯設備電源使用料を利用組織へ毎月配賦する課金体制を構築し、上記運用の一覧管理や半期ごとの棚卸とともに適切な運用管理へ貢献しました。
また、運用管理の一環で本課金体制のクライアント社内請求処理も弊社で請負い対応しています。
テレワーク体制にともなう体制再構築
弊社では日々の運用管理を行いながら、状況に応じてさらなる改善のご提案も実施しております。
例えば、サーバールームの利用申請では、毎月使用料を配賦している関係で各組織の部長押印済みの”紙”申請書で受領する必要がありましたが、昨今のテレワーク体制への切り替えにより部長から押印がもらえないという問い合わせが増加しました。
これを受け、弊社では他の申請運用にて既に使用されていた申請から承認までのフローを流すことができるワークフローシステムに着目し、その利用による課題解決の提案・運用改善を行いました。
システムの項目追加等の一時的な費用負担はあったものの、そのシステムは全社員が利用可能であったことから切り替えも利用者の負荷なく進めることができ、テレワーク体制下でも従来と変わらず部長の了承を得る申請フローを構築し安定して運用できるようになりました。
