お客様の抱える課題
- 入退社・異動等の人の出入りが多く、その際の手続きや社内申請もツールが分散して煩雑なため、対応漏れがないようにしたいようにしたい
- 間接業務に割く時間を減らし、本来の業務に集中できる
- サービス提供先の増加をしても、対応人数を増やすことなく運用できるようにしたい
シープランニングからのご提案
業務を可視化し、サービスを標準化
対応発生の都度チカラ技でどうにかしているという状態だったため、まずはじめに入退社・異動があった際に総務部がすべき事項の可視化・標準化整理を行いました。
整理によりやるべきことが明確になったことで、対応の抜け漏れがなくなり1件あたりにかかる時間が削減されたほか、整理に伴い業務が標準化されたことで担当者個人によるサービスレベルのバラつきがない、同品質のサービス提供が可能になりました。
また、整理した内容をもとにユーザー向けのサービスマニュアルも作成することで、ユーザー側でも入退社・異動発生時に何をすれば良いかの理解が進み、問合せ対応による工数の削減効果が得られたことで、よりお客様が本来業務に集中できる環境が整いました。
システム化により人的ミス等軽減
標準化時点ではまだ手作業が多く残っていたため、続いて各種対応のシステム化を推進しました。
システムを導入したことで対応漏れ等も未然に防ぐことができ、タスク管理の負荷が大幅に軽減いたしました。
またExcelで行っていた貸与物品などの管理負荷も、システムで管理することで大幅に削減でき、更新漏れや更新ミスといったことも人的ミスもほどんど無くすことができました。
RPA導入によるさらなる効率化
さらなる効率化のため、お客様とともに「申請業務のRPA化」を推進しました。
システム化した状態で実際に運用させていただいていたので、RPA化にあっては運用者として要件定義等に関わり、大きな運用変更を要しない効率化を実現いたしました。
この効率化により1件あたりの対応時間はさらに削減され、1人あたりの対応数が約２倍ほどまで対応可能となり、最終的には庶務業務の集約化にもつながったことで、コスト減にも寄与する結果となりました。
